YÖNETİMDE PROTOKOL KURALLARI
Yönetimde protokol, bir anlamda “Resmi Görgü Kuralları” demektir.
• Ast ile üst özel hayatlarında ne kadar samimi bir arkadaş olsa da, yönetimdeki resmi ilişkilerinde daima protokol kurallarına uymak zorundadırlar.
• Örneğin, özel ilişkilerinde üstüne “Ağabey “ diyen bir ast, makamında veya bir toplantıda ona “ Sayın Müdürüm, sayın Başkanım” demek durumundadır
• Yöneticinize daima saygılı hitap edin.Ona taşıdığı unvanına göre” Sayın …….” veya “Sayın Valim” deyin veya sadece “Beyefendi” diye hitap edin.
• Yöneticinizin makamına girdiğinizde “Saygılar Sayın ……” veya “ Saygılar Beyefendi” diyerek selamlayın.
• İçeri girerken ceketinizin düğmeli olmasına dikkat edin.
• Yöneticiniz “Buyurun oturun” demeden oturmayın veya oturmanız gerekiyorsa “Müsaadenizle Efendim” diyerek oturun.
• Otururken amiriniz veya üstleriniz karşısında bacak bacak üstüne atmayın.
• Üstünüz ve yöneticiniz size “hoş geldiniz” veya “güle güle” derken toka etmek için elini uzatmıyorsa, önceden elinizi uzatmayın.
• Otururken, üstünüz ayağa kalkarsa siz de kalkın.
Üstünüz ya da amiriniz görüşmenizin sonunda size “ Memnun oldum, teşekkür ederim” derse ve toka etmek için elini uzatırsa, kalkıp gitmeniz gerektiğini anlayın.
• Yöneticinin makamına birden çok kişiyle girdiğinizde de seviyenize ve kıdeminize göre sıralanarak oturun.
• En üst olan, masaya en yakın oturan ve yöneticiye en yakın olandır.
• Yöneticinizle ya da üst yöneticilerle görüşmek için daima sekreteriyle ön ilişki kurun.
• Uygun zamanını öğrenin ve randevu alın.
• Üstlerinizi ve akranlarınızı randevu almadan veya en azından izin almadan ziyaret etmeyin.
• Protokolde üst daima sağdadır.
• Ast olarak; otururken, ayakta dururken veya yürürken daima üstünüzün soluna geçin.
• Üstünüzün önüne geçmeyin, astınızın arkasına düşmeyin.
• Seviyenizi bilin. Kendinizi küçük düşürmeyin.
• Toplantılarda daima protokoldeki yerinize oturun.
• Statünüzü koruyun.
• Toplantıda, toplantı başkanından izin almadan konuşmayın ve daima toplantı başkanına hitaben konuşun.
• Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır.
• Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. Yani en üst son konuşur.
• Konuşma sırasını buna göre belirleyin.
• Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler ise politik ve stratejik konularda ve genel nitelikte konuşma yaparlar.
• Konuşmalarınızın başında ve sonunda saygıyla selamlamayı unutmayın.
• Resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir.Üst daima burada oturur.
• Sizden üst birini veya konuk olarak bir akranınızı aracınıza aldığınızda sağ arka köşeyi ona bırakın ve soluna geçin.
• Resmi aracı kullanan aracın şoförü değil de., üstünüz veya akranınızın kendisi ise , o zaman şoför mahalline (ön tarafa) geçin.
• Üst yöneticinizi, odanızın kapısında değil binanızın kapısında karşılayıp uğurlayın.
• Akranınızı dairenizin kapısında karşılayıp uğurlayın.
• Ast konuğunuzu odada ayağa kalkarak ve tokalaşarak karşılayıp uğurlayın.
• Tokalaşmada önce el uzatma hakkı üst olana aittir.
• Denetim için gelenlere fiziki durum mümkünse ayrı bir çalışma odası tahsis edin.
• Amiriniz veya üstünüz ziyaretinize veya denetiminize geldiğinde ilke olarak makam koltuğunda oturmayın.
• Misafir koltuğuna geçip karşısında oturun.
• Onu kendi astınız durumuna düşürmeyin.
• Baş yöneticinizi, Cumhurbaşkanı, Başbakan ve Vali’yi geldiklerinde makam koltuğunuza buyur edin.
• Astlarınızı ve ast düzeydeki kişileri makam koltuğunuzda oturarak kabul edin.
• Akranlarınızı kabul ederken, eğer yaş, kıdem ve diğer yönlerden sizden üst iseler, onları misafir koltuğunda oturarak kabul etmek bir saygı ifadesidir.
• İlke olarak, saygı duyduğunuz kişilerle eşit düzeyde oturun.
• Makam odanızda uygun bir yerde, ortasında yuvarlak masa ya da sehpa bulunan, etrafında misafir koltukları olan bir misafir köşesi düzenleyin.
• Sembol olarak yuvarlak masanın eşitlik demek olduğunu unutmayın.
• Toplantı esnasında çevrenizdekileri görmenizi ve göz iletişimini engelleyecek büyüklükte çiçekleri masayı koymayın
• Üstleriniz ya da resmi misafirlerinizle görüşürken zorunlu olmadıkça:
Telefonla görüşmeyin,
Evrak imzalamayın,
Başka şeylerle meşgul olmayın.
Mecbursanız, özür dileyin ve izin isteyin.
• Astınızla resmi olarak görüşürken ve astınıza emir verirken ilke olarak kendi makamınızda olun ve makam koltuğunuzda oturun.
• Çünkü,” makam” , otorite ve hiyerarşi demektir.
• Akranlarınıza ve astlarınıza adıyla veya ünvanıyla “Ali Bey”, “Müdür Bey” , “Sayın Öztürk” veya “Sayın Milli Eğitim Müdürü” “ Sayın Şef “ diye hitap edin.
• Kurum içinde ast veya üstlerinize “Kızım” “üstat” “oğlum” “ağabey” “yenge” “yeğen” ”abla” demekten kaçının.
• Erkeklere” beyefendi”, kadınlara “ hanımefendi” diye hitabedin.
• Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın.(telefonu açan)
• Unutmayın, telefonu önce kim açtıysa önce o kapatır.
• Üstünüzle telefonla görüşürken, üstünüz ahizeyi kapatmadan önce siz telefonu kapatmayın.
• Üstlerinize sekreter aracılığıyla telefon etmeyin.
• Rütbece veya statü olarak küçük olanların (astların) büyükleri ararken sekreter kullanması doğru değildir
• Resmi konuşma yaparken;
Kesinlikle “ ben” demeyin,
“Biz” veya “Teşkilatımız”,“Müdürlüğümüz” “büromuz” deyin.
• Başkalarına daima “Siz” diye hitabedin. Her zaman ve herkese “Lütfen” deyin ve teşekkür edin.
• Çağrılara, toplantılara ve randevulara daima saat ve dakikasında gidin.(zaman hırsızlığı yapmayın)
• Ne önce gidip zaman kaybedin, ne de geç gidip başkalarına zaman kaybettirin.
• Tanıştırma daima ayakta ve ilk karşılamada olur.
• Tanıştırmada;
Küçüğü büyüğe,
Erkeği kadına, ünvanıyla, adıyla ve soyadıyla takdim edin.
• Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın.
• Protokolde daima;
Küçük büyüğe,
Kadın erkeğe,
Ast üste selam verir.
• Akranlarınıza da önce siz selam verin.
• Astlarınızın selamlarına da mukabele edin.
• Toka etmek bir sevgi ve samimiyet gösterisi olarak bir tür selamlaşma biçimidir.
• Ancak, üst el uzatmadan ast el uzatmamalıdır.
• Kadınla tokalaşmak için önce erkek el uzatmamalıdır. Kadın elini uzattığında erkek ona mukabele etmelidir.
• Çünkü uzatılan el havada bırakılmaz.
• Tokalaşmada el uzatma hakkı kadına aittir.
• Tebrikatta,tokalaşmaya daima en büyükten başlayın.(Vali,Vali Yrd.M.E.Md.Md.Teftiş Krl.Bşk.Md.Yrd.Şb.Md. Ok.Md. Şef)
• Protokolde ve resmi ilişkilerde el öpme ve yanaklardan öpüşme yoktur.
• Bu sadece gayri resmi ve samimi ilişkilerde söz konusudur.
• İşyerinizde (dairenizde) akranlarınız, astlarınız ve üstlerinizle özel ilişkilere girişmeyin.(borç isteme, özel iş buyurma)
• Mesai arkadaşlarınızı,astlarınızı, akranlarınızı ve üstlerinizi, özel ve önemli günlerinde kutlamayı ihmal etmeyin.
• Kadın ve erkek astlarınız arasında fonksiyonel olarak ayırım yapmayın. Ancak, kadınlara davranış olarak daha saygılı olun.
Sonuç olarak!
Yönetimde başarılı sonuçlar, protokol sistemi içinde, olumlu insan ilişkileri temeline dayanır.
Unutmayınız….
